الرئيسية / متفرقات / استخدم خاصيّة التصحيح التلقائي كأداة لحفظ الوقت.
خاصيّة التصحيح التلقائي
خاصيّة التصحيح التلقائي

استخدم خاصيّة التصحيح التلقائي كأداة لحفظ الوقت.

السلام عليكم, هل فكرت يوماً باستخدام خاصيّة التصحيح التلقائي – AutoCorrect لحفظ بعض وقتك الذي تقضيه في كتابة بريدك الالكتروني أو تقارير العمل اليومية؟ هذه المقالة ستقوم بمساعدتك على اكتساب عادة مفيدة تضمن لك زيادة سرعة الكتابة لديك مع الحفاظ على الدقة.

 

ماهي خاصيّة التصحيح التلقائي – AutoCorrect: 

تفيد خاصيّة التصحيح التلقائي – AutoCorrect في تصحيح بعض الأخطاء الإملائية المتكررة تلقائياً (مثلاً عند كتابة yuo باللغة الإنكليزية في اي من برامج الأوفيس, فإنها ستتحول تلقائيّاً الى you). كما أنها تُستخدم في ادخال بعض الرموز المتعارف عليها عادةً (مثلاً عند كتابة : ) -دون فراغ- فإن برامج اوفيس ستقوم بتحويله تلقائياً الى الشكل  🙂 لكن بدون ألوان طبعاً).
الآن, يمكنك استخدام هذه الخاصيّة لانشاء اختصارات كتابة للعبارات التي تستخدمها في عملك اليومي بشكل متكرر. مثلاً, لو كنت محاسباً في فرع مبيعات ما وكان عليك انشاء الكثير من تقارير المبيعات والمشتريات اليومية باستخدام برنامج اكسل Excel وبالتالي, سيتحتم عليك كتابة العبارتين التاليتين مراراً وتكراراً القيمة الإجمالية للمشتريات: و القيمة الإجمالية للمبيعات:, اقترح عليك اذاً أن تُنشئ الاختصار قش مثلاً للدلالة على القيمة الإجمالية للمشتريات: و تُنشئ الاختصار قب كذلك مثلاً للدلالة على القيمة الإجمالية للمبيعات: وبالتالي, في كل مرة تريد فيها استخدام اي من هاتين العبارتين في أي من برامج اوفيس, كل ماستقوم به هو كتابة قش أو قب ثم الضغط على زر الإدخال Enter (أو كتابة قش أو قب ثم مسافة) ليقوم اكسل Excel بتبديل هذين الحرفين الى العبارة المناسبة. بهذه البساطة.

 

خطوات انشاء اختصار وفق خاصيّة التصحيح التلقائي:

من التبويب ملف – File اختر خيارات – Options,

طريقة اضافة بند تصحيح تلقائي جديد
طريقة اضافة بند تصحيح تلقائي جديد

 

قائمة التبويب ملف
قائمة التبويب ملف

 

من قائمة الخيارات, اختر تدقيق – Proofing ثم اضغط على الزر خيارات التصحيح التلقائي – AutoCorrect Options,

الوصول الى خيارات التصحيح التلقائي
الوصول الى خيارات التصحيح التلقائي

 

ستظر لك النافذة التالية والتي من خلالها ستستطيع اضافة الاختصارات الجديدة. اكتب الاختصار, اكتب العبارة الكاملة التي تريد اظهارها عند استخدام الاختصار, اضغط على اضافة – Add واخيراً وعند الانتهاء, يمكنك الضغط على موافق – OK للحفظ.

اضافة بند جديد لخيارات التصحيح التلقائي
اضافة بند جديد لخيارات التصحيح التلقائي

 

لاحظ أنني قمت باضافة الاختصارين الذين اشرت إليهما اعلاه, طبعاً يمكنك انشاء اختصاراتك الخاصة فهذا أمر شخصي. مايهمني هنا هو التذكير بما يلي,

  • حاول جهدك ألا تستخدم كلمة او ضمير يكثر استخدامه عادةً. مثلاً لا تستخدم حرف الجر من كاختصار لاي جملة مهما كانت مهمة لك لأنك وفي كل مرة تكتب فيها من, اكسل سيغيرها للعبارة التي اخترتها.
  • حاول استخدام اختصارات سهلة التذكر حسب العبارة التي تحتاج. من المفضل كذلك كتابة قائمة بالاختصارات ولصقها امامك لبعض الأيام لتتذكرها وتعتاد على استخدامها.
بنود التصحيح التلقائي الجديدة
بنود التصحيح التلقائي الجديدة

 

الآن, كل ماعليك هو تجربة هذه الخاصيّة وترى مدى فعاليتها في حفظ وقتك اليومي.

استخدام التصحيح التلقائي
استخدام التصحيح التلقائي

 

استخدام التصحيح التلقائي
استخدام التصحيح التلقائي

 

ملاحظات حول استخدام خاصيّة التصحيح التلقائي:

  • قلنا في مثالنا السابق عن الاختصار قش أن كتابته ثم الضغط على زر الإدخال Enter او كتابته متبوعاً بمسافة, سيؤدي باكسل لتفعيل خاصيّة التصحيح التلقائي وبالتالي تغيير الاختصار قش الى العبارة المخصّصة لها. أما لو كتبنا قش مسبوقةً بأحرف متصلة بها, مثلاً القش, فإن اكسل لن يقوم بأي تصحيح هنا.
  • في حال أنك اردت كتابة كلمة (او ضمير ما) تستخدمها عادة كاختصار كتابة في خاصيّة التصيحي التلقائي (أي أنك تريد كتابة قش في تقريرك كما هي ولا تريد تصحيحها تلقائياً إلى القيمة الإجمالية للمبيعات: فإنه يتوجب عليك كتابة قش مسبوقةً أو متبوعةً بحرف ما (كأن تكتبها مقش أو قشا) ومن ثم تقوم بحذف الحرف الزائد كي تتحايل على اكسل كيلا يقوم بتنفيذ عملية التصحيح التلقائي.
  • الاختصارات التي تُنشئها في اكسل, ستجدها متاحة تلقائياً في كل برامج الأوفيس لديك أي انك باضافة هذه الاختصارات في اي من هذه البرامج, فإنك ستسطيع استخدامها في كل برامج الأوفيس الأخرى تلقائياً.
  • لتعديل أي اختصار قمت باضافته سابقاً, يجب عليك اتباع ذات الخطوات التي اتبعتها للاضافة, حدّد الاختصار المطلوب ثم قم بحذفه. بعد ذلك قم باضافة الاختصار الصحيح الجديد حسب حاجتك.

عن Hussein.B

مؤسس ومدير موقع viaexcel.com, اعمل في مجال الإئتمان, مهتم بمواضيع التدريب وتطوير الذات بالإضافة لحبي الشديد لبرنامج اكسل.

2 تعليقات

  1. السلام عليكم..
    كيف احتفظ باختصاراتي الكثيرة التي أنشأتها حينما أعمل على غير حاسبتي، أو إعادتها بعد الفرمتة..

أضف تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *