الرئيسية / التحليلات المحورية / اخطاء شائعة عند استخدام الجداول المحورية – الجزء 2
الجداول المحورية Pivot Table
الجداول المحورية Pivot Table

اخطاء شائعة عند استخدام الجداول المحورية – الجزء 2

السلام عليكم. بعد حديثنا عن أول خطأ يرتكبه أغلب مستخدم برنامج اكسل وهو عدم استخدامهم لاداة التقارير من اكسل – الجداول المحورية Pivot Tables والمخططات المحورية Pivot Charts, نكمل حديثنا اليوم عن ثاني هذه الأخطاء الشائعة والمتمثلة باهمال تجهيز بيانات العمل بالشكل الأمثل قبل البدء باستخدام اداة التقارير – الجداول المحورية مما يضيّع عليك كمستخدم فرصة الاستفادة القصوى من هذه الأداة لمجرد عدم توليتك الإهتمام الكافي لتحضير بياناتك التي تعمل عليها. بكلام آخر, لاستخدام اداة الجداول المحورية Pivot Table (أو المخططات المحورية Pivot Chart) , لايكفي أن تحدد لاكسل Excel مجال (نطاق Range) البيانات التي تعمل عليها وإنما يجب عليك التأكد من جاهزيتها أولاً ليتم استخدامها من قبل هذه الاداة. نقصد بكلمة جاهزية البيانات أن تكون بياناتك مرتبة ومحفوظة بطريقة قواعد البيانات Tabular Layout.

نصائح لتجهيز بياناتك وفق تنظيم قواعد البيانات Tabular Layout: 

مايلي بعض النصائح لترتيب وتجهيز بياناتك بطريقة قواعد البيانات من باب التعداد وليس الحصر:

• لايوجد أعمدة فارغة ضمن نطاق البيانات لديك.

اخطاء استخدام الجداول المحورية 1
اخطاء استخدام الجداول المحورية – أعمدة فارغة

 

• لايوجد أسطر فارغة ضمن نطاق البيانات لديك.

اخطاء استخدام الجداول المحورية 2
اخطاء استخدام الجداول المحورية – أسطر فارغة

 

• كل سطر يمثِّل حالة أو عينة فرديّة ضمن البيانات لديك. مثلاً لو كنت تقوم بتحليل بيانات المبيعات لديك, كل سطر سيمثل عملية بيع أو بيانات مشتري ما.

• كل عمود يمثِّل تصنيفاً ضمن البيانات لديك. مثلاً, عمود أول سيمثل تاريخ العملية, عمود آخر لقيمة العملية, عمود ثالث لاسم العميل… وهكذا.

• أول سطر من بياناتك يحوي اسماء التصنيفات لديك (اسماء العمود). وبالتالي, لايمكنك استخدام بيانات أفقية (في البيانات الأفقية, لايوجد عناوين للأعمدة وإنما للأسطر كما في المثال التالي).

اخطاء استخدام الجداول المحورية 3
اخطاء استخدام الجداول المحورية – بيانات أفقية

 

• اسماء التصنيفات يجب أن تكون غير متكررة. بمعنى, لا تسمي عمودين بنفس الإسم, يجب التمييز بينهما واستخدام تسمية توضح محتويات كل عمود لتتذكره لاحقاً.

اخطاء استخدام الجداول المحورية - اسماء أعمدة مكررة
اخطاء استخدام الجداول المحورية – اسماء أعمدة مكررة

 

• احدى مهام اداة التقارير من اكسل الجداول المحورية Pivot Table (وكذلك Pivot Charts) هي تجميع بياناتك  حسب تصنيفات تجميعية, مثلاً أنت تعطي اكسل تاريخ فواتير مبيعاتك, ليعطيك بدوره خيارات مجموع مبيعاتك الاسبوعية, الشهرية, الربع سنوية, السنوية…. وبالتالي يجب عليك قدر الإمكان أن تزود اكسل Excel ببيانات تفصيليّة ليتمكن من خدمتك بطريقة أفضل. تجنب بالتالي تزويده ببيانات فيها تجميعات جاهزة. مثلاً اكسل Excel سيقبل استخدام البيانات في المثال التالي ولكن لن يعطيك خيارات تجميع بياناتك باليوم, الإسبوع, السنة… لأن بياناتك كانت مجمعة أصلاً على شكل شهري.

اخطاء استخدام الجداول المحورية - استخدام مجموعات
اخطاء استخدام الجداول المحورية – استخدام مجموعات

• يقوم بعض المستخدمين عند جمع بياناتهم في ورقة عمل اكسل بحذف القيمة المكررة لتحسين جمالية عرض البيانات. يجب عدم فعل هذا الأمر عندما تريد استخدام اداة التقارير – الجداول المحورية Pivot Tables من اكسل. يعود السبب الى أن اكسل يعامل هذه الفراغات على أنها فراغ Blank. أي أن اكسل لن يفهم هذا الفراغ على أنه اختصار لتكرار بيانات ما وإنما سيفهمه على أن هذه الخلايا هي خلاية فارغة مما سيعود عليك بتقارير خاطئة.

اخطاء استخدام الجداول المحورية - فراغات تكرارية
اخطاء استخدام الجداول المحورية – فراغات تكرارية

 

اخطاء استخدام الجداول المحورية - فرغات تكرارية مع تجميعات
اخطاء استخدام الجداول المحورية – فرغات تكرارية مع تجميعات

 

إذاً, يجب عليك دائماً مراعاة النصائح أعلاه لتحصل على الشكل الأمثل لبياناتك لاستخدامها في اداة التقارير من اكسل – الجداول المحورية. انظر المثال التالي, هذا هو الشكل الأمثل للبيانات وهو شكل قاعدة البيانات الذي ذكرناه آنفاً وهو المسمى تقنياً Tabular Layout,

مثال عن شكل قاعدة البيانات
مثال عن شكل قاعدة البيانات

 

 

عن Hussein.B

مؤسس ومدير موقع viaexcel.com, اعمل في مجال الإئتمان, مهتم بمواضيع التدريب وتطوير الذات بالإضافة لحبي الشديد لبرنامج اكسل.

4 تعليقات

  1. علاء الدين

    لدي ملف به اكواد لموظفين مرتبات وسهر وبدلات يعني الكود متكرار للموظف الواحد ٨ مرات لما اجمع يظهر الكود مرتان وليس مره واحده يعني يجمع ٧ ويظهر الكود مرتان مره مجموع ٧ ومره والاخره تظهر لوحدها

  2. بوركت جهودك استاذ حسين، وننتظر المزيد من المشاركات القيمة المفيدة

أضف تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *